Du 15 au 21 mai 2017

 J’ai assuré le suivi client via Booking, répondant aux questions et demandes des clients, et par e-mail, où j’ai principalement dû me charger d’annuler des réservations.

J’ai créé les listes de chambres pour les nouvelles réservations de groupe : la tâche a été un peu longue à réaliser. En effet, il faut rentrer dans la base de données les informations correspondant à chaque client : pour chacun je devais indiquer le nom, si c’était un adulte, un enfant ou un bébé, faire la répartition des chambres, ou encore noter les demandes de chacun dans les fichiers (sans compter les nombreuses incohérences qu’il est facile de rencontrer puisque ce sont en général des grands groupes et qu’il n’est pas rare qu’il manque des informations dans les listes que nous envoient les opérateurs).

J’ai aussi eu à créer de nouvelles réservations directes, pour des opérateurs tels que W2M Travel, Europlayas et Club de Vacaciones, ou comportant des offres spéciales (comme par exemple pour des packages Smartbox ou La Vida es Bella).

J’ai notamment eu une réservation Wonderbox à créer mais avec prolongement de séjour : le package comprenait 2 nuits en chambre double, avec régime de demi-pension et accès illimité au spa pour 2 personnes. Les clients voulaient une nuit simple supplémentaire. J’ai donc, d’une part, appris à vérifier les numéros de coffrets Wonderbox sur le site correspondant, et d’autre part, à créer et à confirmer les 2 réservations distinctes de ce couple.

De plus, j’ai vérifié les listes de réservations d’opérateurs comme Opentours, Serhs Tourism, Rodhasol ou encore W2M Travel : je devais m’assurer que les réservations avaient été correctement enregistrées dans la base de données, et compléter les fichiers clients s’il manquait des informations (en particulier, les données personnelles comme le numéro de téléphone ou l’adresse e-mail).

J’ai ensuite réalisé le comparatif de prix hebdomadaire, le même que les semaines précédentes, mais avec les 3 premières dates en moins puisqu’elles sont passées : il compte donc cette semaine 44 tableaux au total.

D’autre part, j’ai appelé tous les clients du club pour savoir comment se passait leur séjour, s’ils ne manquaient de rien, s’ils avaient des plaintes ou des suggestions, …

Je me suis ensuite chargée d’appeler les clients qui avaient émis des plaintes ou commentaires (par exemple, sur le dysfonctionnement de quelque chose dans leur chambre ou leur appartement), afin de savoir si le problème avait été solutionné.

J’ai aussi pris connaissance des nouveaux questionnaires de satisfaction remplis par les clients de l´hôtel et du club : j’ai dû remplir un tableau grâce aux différents niveaux de satisfaction des clients concernant les divers services et équipements du complexe.

Par ailleurs, je me suis chargée de l’accueil dans les restaurants du complexe hôtelier et me suis assurée de la satisfaction des clients (concernant leur séjour en général, la nourriture, les appartements, les installations, ...).

Au restaurant de l’hôtel, j’ai en plus informatisé les commandes, alors qu’à celui du club, j’ai dû gérer les flux de clients avec l’arrivée de 3 grands groupes sur le week-end.

Enfin, une nouvelle mission m’a été confiée, au niveau cette fois du département des Ressources Humaines. À chaque fois qu’une personne est employée en Espagne, l’entreprise doit lui proposer une assurance santé en cas d’accident du travail.

J’ai donc eu à vérifier les différents consentements ou non des employés de l´hôtel et du club, et m’assurer que les attestations étaient bien signées. J’ai répertorié toutes les personnes dont l’attestation était manquante (nom, prénom, fonction, établissement) dans un fichier Excel afin que la directrice des Ressources Humaines prenne en charge le problème.