Du 26 juin au 02 juillet 2017

Cette semaine, j’ai réalisé les tâches habituelles :

- envoi de devis,

- création de nouvelles réservations,

- annulation de réservations,

- suivi client via Booking et par e-mail,

- encaissement des réservations non-remboursables,

- vérification des listes de réservations pour des opérateurs,

- vérification des listes d’arrivées pour le début du mois de juillet,

- réalisation d’un nouveau comparatif de prix,

- réponse aux commentaires via TripAdvisor (français et espagnol),

- traduction de nouvelles étiquettes pour les buffets,

- remplissage des tableaux de satisfaction et envoi d’e-mails de remerciements.

De plus, j’ai eu à créer une réservation par l’intermédiaire d’une entreprise : j’ai donc appris à rechercher les tarifs spéciaux pour les entreprises et à générer des factures pro forma.

Je me suis aussi occupée d’un ajout de pension pour une famille qui, à travers de Booking, avait réservé seulement un logement non-remboursable (c’est-à-dire ni modifiable, ni annulable). J’ai donc dû apprendre à modifier les fichiers clients en y ajoutant des prestations additionnelles. 

Une nouvelle mission m’a ensuite été confié : j’ai dû vérifier – sur les sites de Booking et d’Expedia – que, pour chaque chambre et appartement proposé, figuraient les bonnes caractéristiques. Si ce n’était pas le cas, je modifiais « l’annonce » en y indiquant les réelles caractéristiques de chaque logement.

Par ailleurs, j’ai fait visiter l’hôtel à un agent de voyages français, en vacances au club : nous avons découvert une chambre double supérieure et une junior suite, le spa et la piscine. Avant de terminer la visite, j’ai fait ouvrir le restaurant (normalement fermé le midi) pour qu’il puisse aussi le voir.

Pour la première fois depuis le début de mon stage, j’ai archivé des dossiers clients – première chose que l’on donne généralement à faire à un stagiaire lorsqu’il arrive dans une entreprise.

Ouf ! J’y ai échappé pendant les ¾ du stage.

Enfin, je me suis chargée de l’accueil au restaurant du club.

À celui de l’hôtel, j’ai accueilli les clients, me suis assurée de leur satisfaction, ai informatisé les commandes et ai géré les différents incidents survenus.

Depuis le début de la semaine, nous avons de nouvelles directives concernant le paiement des consommations dans les restaurants : les clients ne peuvent plus régler en espèces dans les points de vente et doivent régler en carte de crédit ou mettre l’addition sur la note de la chambre (auquel cas, ils doivent signer le ticket de caisse et y inscrire nom, prénom et numéro de chambre, avant que leurs consommations ne leur soient apportées).

Toute l’équipe du restaurant de l’hôtel s’est très vite adaptée à cette nouvelle norme, même si cela a impliqué quelques changements d’organisation : heureusement, nous avons rapidement trouvé un système et tout s’est bien passé.